Как быстро и правильно автоматизировать бухгалтерский учет

С тех пор, как в распоряжении бухгалтеров, оказались компьютеры, их жизнь без сомнения стала намного проще. Конечно, многие специалисты до сих с недоверием относятся к железным помощникам и не могут отличить монитор от системного блока, но зато автоматизированная система учета успела стать им понятной и близкой.

В то же время, как только бухгалтерские услуги стали базироваться на использовании компьютеров, появились новые задачи и сложности, о которых не приходилось задумываться раньше, когда вся документация велась в бумажном виде. ПО и техника нуждаются в квалифицированном обслуживании. Используемые программы нужно регулярно обновлять, бороться с «вирусами», делать копии важных данных.

Разумеется, не очень правильно будет, если всем этим будет заниматься бухгалтер. Для этих целей, а также для обслуживания других компьютеров, которые есть у вас на предприятии лучше нанять системного администратора. Более сложные проблемы с ПО может решать приходящий программист из надежной аутсорсинговой компании. Чтобы проверить фирму, нужно сделать обязательный аудит компании. Если у вас большое предприятие, то такого специалиста иногда более разумным будет включить в штат. В то же время обучение бухгалтеров основам компьютерной грамотности тоже не помешает.

Автоматизацию бухгалтерского и любого другого учета на предприятии нужно осуществлять таким образом, чтобы она действительно упрощала работу, а не являлась источником новых проблем. Конечно, какие-то сложности неизбежны, но с ними тоже нужно по мере возможности справляться, так чтобы преимуществ от компьютерной системы учета было больше. Здесь главное избежать типичных ошибок, которые допускают большинство компаний.

Все компьютеры предприятия должны быть объединены в сеть, что позволяет значительно сократить объем работы. В противном случае, наблюдается такая картина: менеджер распечатывает счет клиенту и отправляет его с этой бумажкой в кассу, где кассир приходится снова вносить все данные уже в свою базу, и он тоже выдает клиенту свой документ. На каждом новом этапе кипа бумаг в руках клиента продолжает расти.

Он, возможно, смирится и ничего не скажет по этому поводу, но все эти документы в итоге поступят в бухгалтерию, и на основании них нужно будет составлять отчетность. Нетрудно понять, что такой порядок не является рациональным и разумным. В то же время, если бы все компьютеры компании были соединены в сеть, то данные клиента оказались бы в базе еще на первом этапе, а готовые документы система сформирует автоматически.

Другой важный момент — использовать можно только лицензированное программное обеспечение, каким бы сильным не было ваше желание сэкономить. Вести бухгалтерское обслуживание при помощи пиратских копий крайне неразумно и недальновидно. Если данный факт будет обнаружен, то компанию ожидают серьезные штрафы.

Многие бухгалтерские операции можно и нужно осуществлять через интернет, значит у специалистов на компьютерах должно быть подключением, при этом очень важно позаботиться о безопасности и конфиденциальности данных. Ну и, конечно, никаких игр, социальных сетей и прочих развлечений в рабочее время — об этом тоже нужно позаботиться заранее.

Понравилась статья? Поставьте звёздочку
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд
Загрузка...
Добавить комментарий